Welche Funktionen bieten Telefonkonferenzen?
Telefonkonferenzen dienen in erster Linie dazu, wichtige Thematiken in einer Firma kostensparend und zeitnah zu besprechen. Grundsätzlich unterscheidet man bei Telefonkonferenzen zwischen einer Dial-In und einer Dial-Out Konferenz. Bei der Dial In-Variante wählen sich alle Teilnehmer, zu einer vorher vereinbarten Zeit, über ein Mobil- oder Festnetztelefon in eine festgelegte Einwahlnummer ein. Bei der Dial-Out-Variante werden hingegen alle Teilnehmer, durch eine telefonische Einberufung, in die Konferenz eingeladen.
Die Vorteile einer Telefonkonferenz
Der größte Vorteil einer Telefonkonferenz besteht darin, dass man alle Teilnehmer einladen kann, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Früher gehörten Telefonkonferenzen noch zu einer exklusiven Einrichtung. Doch dank der Einführung von Mobilfunk und ISDN, kann diese Form der Kommunikation nun auch von kleinen Unternehmen in Anspruch genommen werden und das sogar kostenlos. Inzwischen bieten fast alle Anbieter von Telekommunikations-Lösungen wie auch www.talkyoo.net diese Form der Dienstleistung an. Da bei einer Telefonkonferenz nicht alle Teilnehmer persönlich vor Ort sein müssen, werden auch Kosten für die Anreise und Übernachtung gespart.
Externer Anbieter mit Zusatzfunktion
Mit den meisten handelsüblichen Telefonen lässt sich problemlos eine weitere Person zum Gespräch hinzuschalten. Doch Unternehmen benötigen in der Regel eine Lösung, mit der sich eine größere Teilnehmerzahl realisieren lässt. Hier haben Unternehmen inzwischen die Möglichkeit einen professionellen Anbieter für Telefonkonferenzen in Anspruch zu nehmen. Das hat wiederum den Vorteil, dass ein externer Anbieter auch viele Zusatzfunktionen anbieten. Eine besonders nützliche Funktion ist hierbei die Möglichkeit einen Mittschnitt aufzuzeichnen. Weitere sinnvolle Funktionen sind zudem auch die Teilnehmer-Steuerung und die Möglichkeit eine Webkonferenz durchzuführen, bei der auch Dokumente mit den anderen Teilnehmern geteilt werden können.
Anbieter mit und ohne Anmeldung
Wer sich für einen bestimmten Anbieter entschieden hat, bei dem erfolgt die Anmeldung meist ohne Registrierung, bei der nur die E-Mail-Adresse benötigt wird. Andererseits gibt es auch Anbieter bei denen zunächst eine Registrierung erforderlich ist. Anschließend erhält man die Konferenz- und Einwahlnummer. Für die nötige Sicherheit sorgt in dem Fall eine PIN, die für den Zugang zum Konferenzraum von allen Teilnehmern benötigt wird. Grundsätzlich sollten sich Unternehmen vor der Wahl eines Anbieters darüber Gedanken machen, ob sie auf der Suche nach einer dauerhaften, oder einmaligen Lösung sind.
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